Junge Frau mit Brille streckt Zunge heraus

Corporate Events

Mit einer Ausbildung zum /zur Veranstaltungskaufmann /frau oder Event Manager /in sind Events genau dein Ding. Besonderes Geschick bei der Planung und Organisation brauchst du jedoch für Corporate Events. Denn dabei geht es nicht nur darum, den Gästen ein unvergessliches Erlebnis zu bescheren, sondern auch um die Repräsentation des jeweiligen Unternehmens. Hier erfährst du mehr über das spannende Arbeitsfeld.

Was ist ein Corporate Event?

Der Begriff Corporate Event heißt übersetzt ganz einfach Firmenveranstaltung. Ausrichter ist in dem Fall ein Unternehmen, die Teilnehmer /innen sind ein geschlossener Personenkreis, zum Beispiel Mitarbeiter /innen, Kund/innen, Geschäftspartner /innen oder Aktionär /innen.

Das Unternehmen lädt zur Veranstaltung ein und übernimmt in der Regel die Kosten. Personen mit einer Ausbildung zum /zur Mediengestalter /in Digital & Print kümmern sich um aussagekräftige Plakate und Flyer für das Event.

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Hier ein paar Beispiele für typische Corporate Events:

  • Firmenfeste
  • Produkt-Launches
  • Hausmessen
  • Pressekonferenzen
  • Weihnachtsfeiern
  • Jahreshauptversammlungen
  • Privatkundenveranstaltungen
  • VIP-Events
  • Kongresse
  • Konferenzen
  • Teambuilding-Events
  • Schulungen
  • Seminare
  • Mitgliederversammlungen
  • Eröffnungsfeiern
  • Ausstellungen
  • Incentive Events
  • Charity Events
  • Workshops

An der Vielfalt der Veranstaltungen erkennst du bereits, dass ein Corporate Event vom Micro Event mit bis zu 100 Teilnehmer /innen bis zum Large Scale Event mit rund 10.000 Teilnehmer /innen jede Größe umfassen kann. Entsprechend vielseitig ist auch das Arbeitsfeld für Veranstalter /innen, die für jedes Event die passenden Räumlichkeiten und Ideen parat haben müssen. In unserem Ratgeber erfährst du weitere Informationen zu: Das erwartet dich bei Eventmanagement.

Welche Ziele haben Corporate Events?

Das Corporate Event ist nicht dazu gedacht, einen Gewinn zu erzielen. Gewinnmaximierung ist eher ein willkommener Nebeneffekt der Veranstaltung. Corporate Events sind im Gegensatz zu normalen Events eher Mittel zum Zweck, um bestimmte Ziele zu erreichen, beispielsweise

  • Belohnung und Motivation der Mitarbeiter/innen
  • Verbesserung der Zusammenarbeit im Team
  • Produkteinführungen
  • Kommunikation der Unternehmensstrategie
  • Kundenbindung
  • Stärkung der Marke
  • Networking

Mit der Planung und Organisation werden meist Event-Agenturen beauftragt. Größere Konzerne investieren sogar in eine eigene Event-Abteilung, die von Meetings mit externen Mitarbeiter /innen, Partner /innen und Kund /innen bis zur Weihnachtsfeier das ganze Jahr über mit der Planung von kleineren und größeren Veranstaltungen beschäftigt ist.

Wenn ein Event besonders nachhaltig sein soll, sollten die Hinweise zu Green Events beachtet werden.

Tipps für die Corporate Event Planung und Organisation

Als Planer /in des Events bekommst du vom Unternehmen ein gewisses Budget zur Verfügung gestellt. Danach richten sich Größe und Umfang der Veranstaltung. Eine kleine Grillfeier als Sommerfest für die Mitarbeiter /innen ist natürlich mit weniger Aufwand und Kosten verbunden als der große Kongress mit internationalen Teilnehmer /innen. Unabhängig von der Größe gibt es bei der Planung des Corporate Events gewisse Faktoren zu beachten:

1. Budget planen

Steht für die Firmenveranstaltung nur das Budget des Unternehmens zur Verfügung oder kommt ein Teil der Kosten durch Sponsoring oder andere Einnahmen wieder herein? Die Kostenplanung kann vor allem zur Herausforderung werden, wenn ein Event zum ersten Mal stattfindet. Kannst auf Erfahrungswerte aus vergangenen Jahren zurückgreifen, solltest du die anfallenden Kosten dennoch etwas höher kalkulieren, um die Inflation, steigende Energiekosten und unvorhergesehene Ausgaben mit abzudecken.

2. Ziel des Events

Zu Beginn der Planung des Corporate Events solltest du das Ziel klar definieren. Denn das beste Event ist Zeit- und Geldverschwendung, wenn du das Ziel nicht erreichst. Sollen die Mitarbeiter für besondere Leistungen belohnt werden und einfach einen Abend oder ein Wochenende Spaß haben? Steht das Teambuilding im Fokus? Soll die Marke gestärkt werden? Oder soll ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung effektvoll präsentiert werden? Bei der gesamten Planung und Organisation solltest du immer dieses Ziel vor Augen haben.

3. Größe und Dauer

Die Teilnehmerzahl und Dauer entscheiden über den organisatorischen Aufwand. Für einen eintägigen Workshop mit rund 50 Mitarbeiter /innen reicht die Organisation der Räumlichkeiten mit Verpflegung, eventuell kommt noch eine gemeinsame Aktivität oder ein Abendessen zum Ausklang des Tages hinzu. Wird ein mehrtägiger Kongress geplant, musst du neben der eigentlichen Veranstaltung noch Anreise und Hotelbuchungen organisieren. Business-Partner /innen oder hochgeschätzte Kund /innen erwarten meist noch ein zusätzliches Unterhaltungsprogramm wie Stadtbesichtigungen oder Firmenführungen.

4. Location suchen

Allein die Suche nach der passenden Location nimmt viel Zeit in Anspruch. Am besten legst du grundsätzlich eine Kartei mit verschiedenen Event-Locations an, sortiert nach Größe und Ausstattung. Brauchst du einen großen Saal? Eine stabile Internetverbindung? Seminarräume? Eine Location in zentraler Lage? Eine Bühne? Genügend Parkplätze? Da die Miete für die Räumlichkeiten einen Großteil des Budgets einnimmt, solltest du darauf achten, dass am Ende keine versteckten Kosten hinzukommen.

5. Was brauche ich alles?

Bei der Planung des Corporate Events gibt es viele einzelne Posten zu bedenken: Räumlichkeiten, Catering, Speaker /innen, Shuttle Service, Übernachtungen, Ausstattung, Dekoration, Technik, Marketing-Aktionen. Mit einer Checkliste verlierst du nicht den Überblick und kannst die einzelnen Aufgaben besser an Kolleg /innen verteilen.

6. Hybride Events

Seit der Pandemie erfreuen sich hybride Veranstaltungen großer Beliebtheit, die zum Teil in Präsenz, zum Teil online stattfinden. Für die Planung bedeutet das jedoch doppelten Aufwand, auch wenn weniger Teilnehmer /innen vor Ort sind. Denn sowohl die Präsenzveranstaltung inklusive Räumlichkeiten, Verpflegung, Technik und Rahmenprogramm soll reibungslos über die Bühne gehen, als auch der Live-Stream mitsamt seinen technischen Anforderungen.

7. Unterhaltung

Bei Kongressen und anderen großen Firmenevents gilt es ein geeignetes Unterhaltungsprogramm zu organisieren. Kleine Programmpunkte während der Veranstaltung zur Auflockerung, ein Get-Together mit Cocktail-Bar und DJ oder ein Abendessen in einem schicken Restaurant – oft geht die Planung über das eigentliche Event hinaus.

8. Hotel und Anreise

Reisen Teilnehmer /innen von auswärts an, solltest du sowohl die Anreise als auch die Hotelbuchung organisieren. Als Location bietet sich ein Hotel mit ausreichend Zimmern an, das mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist. Alternativ eignet sich ein Hotel in der Nähe der Event-Location. Ist die Location schwer erreichbar, sollte ein Shuttle Service die Gäste zum Event bringen.

9. Deko und Design

Beim Corporate Event präsentierst du immer das veranstaltende Unternehmen, und das sollte in der Dekoration klar erkennbar sein. Das Design muss sowohl zum Unternehmen als auch zur Zielgruppe passen.

Beachte vor allem bei jedem Planungsschritt: Ein gut organisiertes Corporate Event steigert das Ansehen eines Unternehmens, sowohl intern als auch extern. Außerdem sollte die Veranstaltung die Werte des Unternehmens repräsentieren. Spiegeln deine eigenen kreativen Ideen nicht das Unternehmen wieder, schalte lieber einen Gang zurück und fokussiere dich auf das Erreichen der gesetzten Ziele.

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