Corporate Events

Steht für die Firmenveranstaltung nur das Budget des Unternehmens zur Verfügung oder kommt ein Teil der Kosten durch Sponsoring oder andere Einnahmen wieder herein? Die Kostenplanung kann vor allem zur Herausforderung werden, wenn ein Event zum ersten Mal stattfindet. Kannst auf Erfahrungswerte aus vergangenen Jahren zurückgreifen, solltest du die anfallenden Kosten dennoch etwas höher kalkulieren, um die Inflation, steigende Energiekosten und unvorhergesehene Ausgaben mit abzudecken.

Zu Beginn der Planung des Corporate Events solltest du das Ziel klar definieren. Denn das beste Event ist Zeit- und Geldverschwendung, wenn du das Ziel nicht erreichst. Sollen die Mitarbeiter für besondere Leistungen belohnt werden und einfach einen Abend oder ein Wochenende Spaß haben? Steht das Teambuilding im Fokus? Soll die Marke gestärkt werden? Oder soll ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung effektvoll präsentiert werden? Bei der gesamten Planung und Organisation solltest du immer dieses Ziel vor Augen haben.

Die Teilnehmerzahl und Dauer entscheiden über den organisatorischen Aufwand. Für einen eintägigen Workshop mit rund 50 Mitarbeiter /innen reicht die Organisation der Räumlichkeiten mit Verpflegung, eventuell kommt noch eine gemeinsame Aktivität oder ein Abendessen zum Ausklang des Tages hinzu. Wird ein mehrtägiger Kongress geplant, musst du neben der eigentlichen Veranstaltung noch Anreise und Hotelbuchungen organisieren. Business-Partner /innen oder hochgeschätzte Kund /innen erwarten meist noch ein zusätzliches Unterhaltungsprogramm wie Stadtbesichtigungen oder Firmenführungen.

Allein die Suche nach der passenden Location nimmt viel Zeit in Anspruch. Am besten legst du grundsätzlich eine Kartei mit verschiedenen Event-Locations an, sortiert nach Größe und Ausstattung. Brauchst du einen großen Saal? Eine stabile Internetverbindung? Seminarräume? Eine Location in zentraler Lage? Eine Bühne? Genügend Parkplätze? Da die Miete für die Räumlichkeiten einen Großteil des Budgets einnimmt, solltest du darauf achten, dass am Ende keine versteckten Kosten hinzukommen.

Bei der Planung des Corporate Events gibt es viele einzelne Posten zu bedenken: Räumlichkeiten, Catering, Speaker /innen, Shuttle Service, Übernachtungen, Ausstattung, Dekoration, Technik, Marketing-Aktionen. Mit einer Checkliste verlierst du nicht den Überblick und kannst die einzelnen Aufgaben besser an Kolleg /innen verteilen.

Seit der Pandemie erfreuen sich hybride Veranstaltungen großer Beliebtheit, die zum Teil in Präsenz, zum Teil online stattfinden. Für die Planung bedeutet das jedoch doppelten Aufwand, auch wenn weniger Teilnehmer /innen vor Ort sind. Denn sowohl die Präsenzveranstaltung inklusive Räumlichkeiten, Verpflegung, Technik und Rahmenprogramm soll reibungslos über die Bühne gehen, als auch der Live-Stream mitsamt seinen technischen Anforderungen.

Bei Kongressen und anderen großen Firmenevents gilt es ein geeignetes Unterhaltungsprogramm zu organisieren. Kleine Programmpunkte während der Veranstaltung zur Auflockerung, ein Get-Together mit Cocktail-Bar und DJ oder ein Abendessen in einem schicken Restaurant – oft geht die Planung über das eigentliche Event hinaus.

Reisen Teilnehmer /innen von auswärts an, solltest du sowohl die Anreise als auch die Hotelbuchung organisieren. Als Location bietet sich ein Hotel mit ausreichend Zimmern an, das mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist. Alternativ eignet sich ein Hotel in der Nähe der Event-Location. Ist die Location schwer erreichbar, sollte ein Shuttle Service die Gäste zum Event bringen.

Beim Corporate Event präsentierst du immer das veranstaltende Unternehmen, und das sollte in der Dekoration klar erkennbar sein. Das Design muss sowohl zum Unternehmen als auch zur Zielgruppe passen.