Macromedia Akademie

Projektmanagement während
der Ausbildung

Projekt-Arbeit gehört in vielen Unternehmen zur Tagesordnung, deshalb lohnt es durchaus, Azubis bereits während der Ausbildung mit dem Projektmanagement vertraut zu machen.

Viele Ausbildungsbetriebe fördern eigene Azubi-Projekte oder die Weiterbildung ihrer Auszubildenden in Schulungen und Workshops.

Welche Vorteile Projektmanagement während der Ausbildung hat, erfährst du hier.

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Was bedeutet Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die Planung, Koordination, Steuerung, Umsetzung und Kontrolle eines Projekts unter Einhaltung des finanziellen Rahmens, um gesteckte Ziele innerhalb des vorab definierten Zeitraums zu erreichen. Ein Projekt ist dabei eine begrenzte Tätigkeit außerhalb der täglichen Routineaufgaben. Es hat das Ziel, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu entwickeln oder ein bestimmtes Vorhaben effektiv umzusetzen. Dazu stehen in der Regel ein begrenzter Zeitraum sowie ein festgelegtes Budget zur Verfügung. Schwerpunkt der Projekt-Arbeit ist die Kommunikation der einzelnen Teammitglieder untereinander, die meist von einem Projektmanager oder einer Projektmanagerin koordiniert wird.

Projektmanagement ist kein geschützter Ausbildungsberuf. Im Grunde kann sich jede /r als Projektmanager /in bezeichnen, egal ob du eine Ausbildung oder ein Studium absolviert hast. Umso besser, wenn du schon während der Ausbildung Erfahrungen in dem Bereich sammeln kannst, die dir später zu einer Stelle als Projektleiter /in verhelfen.

Wo wird Projektmanagement eingesetzt?

Projektmanagement wird inzwischen in fast allen Branchen eingesetzt. Vor allem in der Wirtschaft, aber auch in der Verwaltung und im Handwerk setzt sich die Arbeit in Projekten zunehmend durch. Willst du nach der Ausbildung in der IT, in den Medien, im kaufmännischen Bereich, im Bau oder in der Automobilindustrie arbeiten, kommst du kaum am Projektmanagement vorbei.

Lernst du die Basics bereits während der Ausbildung zum /zur Game Designer /in oder der Ausbildung in Marketingkommunikation, findest du dich später leichter zurecht. Du weißt bereits, worauf es in den einzelnen Projekt-Phasen ankommt, du kennst die Abläufe, du hast die Kommunikation mit dem Team gelernt und weißt, wie wichtig die Mitarbeit jedes Einzelnen für das Gelingen des Projekts ist.

Die Vorteile von Projektmanagement während der Ausbildung

Die Arbeit am Projekt in der Ausbildung hat viele Vorteile, die dir im späteren Berufsleben nützlich sein können:

Sie fördert deine Selbständigkeit und dein Selbstmanagement, da du selbst Entscheidungen treffen und eigenverantwortlich handeln musst.

Sie fördert deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung.

Du lernst die Grundlagen des Projektmanagements und die Bedeutung von Projekten kennen.

Du kannst deine bisher erlernten Skills direkt im Projekt anwenden.

Du lernst im Team zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen.

Vor allem kann dir das Projektmanagement Motivation und neue Perspektiven für deinen weiteren Karriereweg geben. Denn viele Azubis kommen während der Ausbildung an den Punkt, an dem sie einfach nur Anweisungen ausführen und Fachwissen lernen, weil es eben so verlangt wird. Die Arbeit am Projekt zeigt hingegen, wie abwechslungsreich und zielgerichtet der Arbeitsalltag nach dem Abschluss sein kann. Mit Erfahrung im Projektmanagement steigen deine Chancen, später einmal selbst in einem Unternehmen als Projektmanager /in die Verantwortung für Projekte zu übernehmen.

Die verschiedenen Phasen eines Projekts

Jedes Projekt durchläuft verschiedene Phasen:

In Phase 1 wird das Projekt initiiert, das Ziel gesteckt, das Vorhaben definiert, das Risiko analysiert. Hier findet die grobe Planung statt, bevor die Projekt-Arbeit richtig losgeht. Außerdem werden die Voraussetzungen geschaffen, um das Projekt umzusetzen.

In der Planungs-Phase geht es konkret an die Aufgabenverteilung an die Teammitglieder und die Einteilung von Verantwortungsbereichen. Der Kostenplan wird erstellt.

Nun geht es an die Realisierung der Pläne. Dabei werden die Fortschritte fortlaufend kontrolliert und dokumentiert.

Zum Schluss wird das Ergebnis präsentiert. Zusätzlich erfolgt eine Analyse des Verlaufs für eine spätere Optimierung bei weiteren Projekten. In einigen Fällen wird bei erfolgreichem Abschluss ein Zertifikat vergeben.

Projektmanagement-Methoden

Bei der Umsetzung der Projekte haben sich einige Projektmanagement-Methoden bewährt, die oft in Kombination verwendet werden. Hier die bekanntesten:

Die Wasserfall-Methode beschreibt im Prinzip eine recht logische Herangehensweise. Dabei wird jeder Schritt nacheinander ausgeführt, sobald der vorige erledigt ist. Somit entspricht das Modell auch dem Abhaken einer To-Do-Liste.

Bei der Kanban-Methode steht die Visualisierung der To-Dos im Vordergrund. Die einzelnen Aufgaben werden an ein Kanban Board gepinnt. Das Board ist in verschiedene Bereiche unterteilt, z.B. in „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“. So erkennt jedes Teammitglied auf einen Blick den Fortschritt des Projektes.

Schlanke Prozesse im Sinne des Kunden sind das Ziel bei der Lean-Methode. Überflüssiges wird eliminiert, Verschwendung vermieden, die Kosten werden reduziert bei gleichzeitiger Optimierung der Qualität.

Die Scrum-Methode geht davon aus, dass es viel zu komplex ist, alle Schritte im Projekt vorab zu planen. Deshalb werden Zwischenziele angestrebt, die es durch Sprints, also einzelne Arbeitseinheiten, zu erreichen gilt. 

Welche Voraussetzungen brauchen Projektmanager /innen?

Willst du nach deiner Ausbildung weiterhin im Bereich Projektmanagement arbeiten oder sogar selbst als Projektmanager /in die Leitung von Projekten übernehmen, solltest du einige Voraussetzungen und Soft-Skills mitbringen, z.B.

  • Führungskompetenz
  • Eigeninitiative
  • Problemlösefähigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Empathie
  • Kommunikationstalent
  • Flexibilität

Ein selbstsicheres Auftreten ist ebenfalls von Vorteil, denn am Ende wirst du als Projektmanager /in das fertige Ergebnis präsentieren und über den Verlauf des Projekts Vorgesetzten Bericht erstatten.

Wie sammle ich Projektmanagement-Erfahrung während der Ausbildung?

Der Bereich Projektmanagement gehört bisher noch nicht zur Ausbildung, doch immer mehr Unternehmen fördern Azubi-Projekte, schicken ihre Azubis zu Workshops und Weiterbildungen oder lassen die Auszubildenden aktiv an internen Projekten mitarbeiten. Azubi-Projekte sollen die Auszubildenden durchaus fordern und aus der Komfortzone locken, jedoch nicht überfordern und zu Frust führen. In den meisten Unternehmen finden sich immer wieder Projekte, an denen die Azubis mit im Team arbeiten und durch neue Lernmethoden in der Ausbildung Erfahrungen sammeln können.

Bietet dir dein Ausbildungsunternehmen die Möglichkeit, nimm die Gelegenheit wahr, um zusätzliche Skills zu entwickeln und dich für spätere Jobs oder Nebenjobs während der Ausbildung zu qualifizieren. Viele Unternehmen fördern ihre Azubis auch eigennützig, um sie nach der Ausbildung direkt in Projekten einzusetzen.

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